In welcher Reihenfolge du importierst, und warum

Written By SIMPL

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Es gibt eine empfohlene Reihenfolge für den Erstimport:

Assettypen und Felder definieren → Organisationen → Ansprechpartner → Assets je Typ → Materialien → Aufträge

Warum überhaupt eine Reihenfolge?

Weil deine Daten aufeinander verweisen. Ein Asset gehört zu einem Kunden, ein Ansprechpartner gehört zu einer Organisation, ein Auftrag betrifft ein Asset bei einem Kunden. Diese Verweise stellt SIMPL beim Import über die Externe ID her: In der Assetdatei steht in der Spalte Kunde externe ID die ID der Organisation, zu der das Asset gehört.

Und jetzt der Punkt, der in den meisten Anleitungen fehlt: SIMPL zwingt dich nicht in diese Reihenfolge. Wenn du Assets zuerst importierst, bricht nichts ab. Die Spalte Kunde externe ID ist optional, und wenn dort eine ID steht, zu der es noch keine Organisation gibt, entsteht einfach keine Verknüpfung. Der Import meldet keinen Fehler, du bekommst deine Assets — nur eben ohne Kunden.

Genau das ist die Falle. Ein Fehler, der laut meldet, kostet dich zehn Minuten. Vierhundert Assets ohne Kundenzuordnung merkst du erst drei Wochen später, wenn jemand fragt, warum in der Anlagenübersicht des Kunden nichts steht.

Die drei Abhängigkeiten im Einzelnen:

1. Abhängigkeit: Assets hängen an ihrem Typ
Der Assettyp legt fest, welche Felder ein Asset überhaupt hat. Ein „Aufzug" hat andere Felder als eine „Lüftungsanlage". Und weil die Importvorlage genau diese typspezifischen Felder als Spalten enthält, entsteht sie erst, wenn der Typ existiert. Deshalb steht die Konfiguration der Assettypen vor dem ersten Import, nicht als Aufräumarbeit danach. → Assets › Assettypen und Felder konfigurieren

2. Abhängigkeit: Assets verweisen auf Organisationen
Ohne vorhandene Organisation bleibt das Asset ohne Kunden. Nachträglich lässt sich das reparieren, aber nur über einen zweiten Import derselben Datei (siehe Daten nach dem Erstimport aktualisieren) oder von Hand, Asset für Asset.

3. Abhängigkeit: Aufträge verweisen auf Assets und Organisationen.
Aufträge sind deshalb der letzte Schritt. Sie sind das einzige Objekt, das auf zwei andere gleichzeitig zeigt.

Wo Ansprechpartner und Materialien hineingehören

Ansprechpartner sind der einzige Import mit einer echten Pflichtverknüpfung: ohne Organisation externe ID geht die Zeile nicht durch. Hier ist die Reihenfolge also tatsächlich erzwungen — Organisationen zuerst, immer. Materialien hängen an nichts und könnten theoretisch jederzeit kommen; sie stehen weit hinten, weil sie für den Start selten dringend sind.

Die Reihenfolge als Tabelle:

#

Was

Verweist auf

Reihenfolge erzwungen?

1

Assettypen und Felder konfigurieren

–

ja, ohne Typ keine Vorlage

2

Organisationen

–

–

3

Ansprechpartner

Organisation

ja, Pflichtfeld

4

Assets (je Typ getrennt)

Assettyp, Organisation

nein, aber sonst unverknüpft

5

Materialien

–

–

6

Aufträge

Asset, Organisation

nein, aber sonst unverknüpft

Häufige Fehlerquellen:

  • „Warum sind meine Assets keinem Kunden zugeordnet?" Die häufigste Supportfrage zum Import, und fast immer dieselbe Ursache: Assets kamen vor den Organisationen, oder die Kunde externe ID in der Assetdatei stimmt nicht mit der Externe ID in der Organisationsdatei überein. Ein Tippfehler in der ID reicht.

  • Assets importierst du je Typ, nicht alle zusammen. Bei fünf Assettypen sind es fünf Durchgänge mit fünf verschiedenen Vorlagen. Das ist kein Umweg, sondern die Folge der ersten Abhängigkeit.

  • Historische Daten kommen bewusst zuletzt, nicht mit dem Stammdatenimport zusammen. Warum, steht in Historische Daten nachziehen.