Organisationen importieren

Written By SIMPL

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Organisationen sind der erste Import, weil Ansprechpartner, Assets und Aufträge alle auf sie verweisen. Danach stehen deine Kunden, Lieferanten und Hersteller im System und können verknüpft werden.

Voraussetzungen: keine. Das ist der einzige Import, der auf nichts anderes wartet.

Öffne die Organisationsliste, Zahnradmenü über der Tabelle, Importieren.
Lade die Vorlage aus dem Dialog herunter.
Füll sie aus. Pflicht sind zwei Spalten:

Spalte	Pflicht	Beispiel	Hinweis
`Externe ID`	ja	`K-10432`	Kundennummer aus dem Altsystem
`Firmenname`	ja	`Müller Gebäudetechnik GmbH`	wie die Firma wirklich heißt, mit Rechtsform
`Typ`	nein	`Kunde`	nur `Kunde`, `Lieferant` oder `Hersteller`
`Kundennummer`	nein	`10432`	deine eigene Nummer, sichtbar im System
`Branche`	nein	`Gebäudetechnik`	Freitext
`Firmen-Telefon`	nein	`+49 221 123456`	–
`Firmen-Email`	nein	`info@mueller-gt.de`	muss eine echte Adresse sein
`Firmen-Webseite`	nein	`www.mueller-gt.de`	–
`Adresstitel`	nein	`Zentrale`	Name der Adresse, sinnvoll bei mehreren
`Strasse`	nein	`Industriestraße`	ohne Hausnummer
`Hausnummer`	nein	`14a`	eigene Spalte
`PLZ`	nein	`50733`	Text oder Zahl, beides geht
`Ort`	nein	`Köln`	–
`Land`	nein	`Deutschland`	–
`Notizen`	nein	Freitext	–

Speichere als .xlsx und lade die Datei hoch.

Mehrere Adressen für eine Organisation

Hat ein Kunde eine Zentrale und drei Standorte, schreibst du vier Zeilen mit derselben Externen ID und unterschiedlichem Adresstitel. SIMPL erkennt daran: eine Organisation, vier Adressen. Das ist kein Fehler und keine Dublette.

Externe ID	Firmenname	Adresstitel	Strasse	Hausnummer	Ort
K-10432	Müller Gebäudetechnik GmbH	Zentrale	Industriestraße	14a	Köln
K-10432	Müller Gebäudetechnik GmbH	Werk Süd	Hafenweg	3	Bonn

Die drei Typwerte

Typ akzeptiert genau Kunde, Lieferant oder Hersteller, exakt so geschrieben. Kunden, kunde oder Auftraggeber fallen durch. Eine Organisation kann dabei mehr als eine Rolle haben — ein Hersteller, bei dem du auch Wartung machst, ist beides. [PRÜFEN: Lassen sich mehrere Typen in einer Zelle angeben, etwa kommagetrennt, oder gilt genau einer je Zeile?]

Woran du erkennst, dass es geklappt hat: In der Organisationsliste stehen deine Firmen mit dem richtigen Typ-Chip, und bei den mehrfach erfassten Organisationen findest du unter „Adressen" alle Standorte an einem Datensatz, nicht mehrere Datensätze mit gleichem Namen.

Häufige Fehlerquellen:

Hausnummer in der Straßenspalte. Industriestraße 14a in Strasse ist der häufigste Fehler aus echten Importen. Die Adresse funktioniert danach nicht als Adresse: Sortierung, Anfahrt und Serienbriefe hängen an der Trennung.
Firmenname leer. Kommt vor, wenn im Altsystem nur eine Kundennummer geführt wurde. Die Zeile fällt durch — es gibt keinen Ersatzwert, den SIMPL sich denken kann.
Platzhalter in der E-Mail. unbekannt, - oder keine@keine sind keine gültigen Adressen. Lass die Zelle leer, das ist sauberer als ein Platzhalter, der später jemandem als echte Adresse begegnet.
Zwei Adressen in einer Zelle. info@firma.de; buchhaltung@firma.de fällt durch. Entscheide dich für eine.