Materialien importieren

Written By SIMPL

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Materialien sind Ersatzteile und Artikel, die dein Team in Formularen und an Aufträgen erfasst. Nach dem Import steht dein Artikelstamm im System, mit Artikelnummer, Hersteller, Lieferant und Lagerplatz.

Voraussetzungen: Wenn du Hersteller und Lieferanten verknüpfen willst, müssen die entsprechenden Organisationen importiert sein. Ohne sie funktioniert der Import auch, du bekommst dann nur einen Artikelstamm ohne diese Bezüge.

Öffne die Materialliste, Zahnradmenü über der Tabelle, Importieren.
Lade die Beispieldatei aus dem Dialog herunter.
Füll sie aus, nach den Regeln aus Die Importvorlage richtig ausfüllen:

Spalte	Pflicht	Beispiel	Hinweis
`Externe ID`	ja	`10054321`	dein Schlüssel, meist die Artikelnummer
`Artikelnummer`	nein	`10054321`	meist gleich der Externen ID
`Titel`	ja	`Keilriemen SPZ 1180`	Bezeichnung des Materials
`Beschreibung`	nein	`Schmalkeilriemen, 1180 mm`	Freitext
`Hersteller externe ID`	nein	`1202`	Externe ID aus der Organisationsvorlage
`Lieferant externe ID`	nein	`1201`	Externe ID aus der Organisationsvorlage
`Lagerplatz`	nein	`Regal A / Fach 3`	Lagerort, Freitext

Speichere als .xlsx und lade die Datei hoch.

Externe ID und Artikelnummer sind meist derselbe Wert

Die Vorlage sagt das in beiden Spalten. Trag ihn dann zweimal ein: die Artikelnummer ist das Feld, das dein Team in der Liste sieht und nach dem es sucht, die Externe ID ist der technische Schlüssel, über den Updates und Verknüpfungen laufen. Wer nur eines von beiden füllt, hat entweder eine leere Spalte in der Liste oder keinen stabilen Schlüssel.

Hersteller und Lieferant sind beides Organisationen

In SIMPL gibt es keine eigene Objektart „Hersteller" — es ist eine Organisation mit Typ = Hersteller. Deshalb verweisen beide Spalten in die Organisationsvorlage, und deshalb müssen die Firmen dort vorher angelegt sein. Trag die ID ein, nicht den Firmennamen.

Was du am Anfang wirklich brauchst

Materialien stehen im Einrichtungspfad weit hinten (Schritt 11, Restdaten nachziehen), und das aus einem guten Grund: Für den Start brauchst du sie nicht. Anfragen, Aufträge und Einsätze funktionieren ohne vollständigen Artikelstamm. Wer vor dem Go-Live 12.000 Artikel bereinigt, verschiebt den Go-Live.

Importiere zum Start die Teile, die dein Team regelmäßig verbaut — oft ein paar Dutzend. Den Rest ziehst du nach, wenn der Betrieb läuft. Weil ein zweiter Import mit denselben Externen IDs aktualisiert statt verdoppelt, kostet dich das Nachziehen nichts.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat: In der Materialliste stehen deine Artikel mit Name, Artikelnummer, Hersteller, Lieferant und Lagerplatz. Sind die Spalten Hersteller und Lieferant leer, obwohl du IDs eingetragen hast, zeigen die IDs auf Organisationen, die es nicht gibt.

Häufige Fehlerquellen:

Firmenname statt ID in Hersteller externe ID. Grundfos verknüpft nichts, die ID der Organisation Grundfos schon.
Hersteller nie als Organisation angelegt. Häufig, weil beim Organisationsimport nur Kunden übernommen wurden. Dann fehlt die Gegenstelle für die Verknüpfung.
Titel leer, weil im Altsystem nur die Artikelnummer geführt wurde. Pflichtfeld ohne Ersatz. Wenn du keine Bezeichnung hast, ist die Artikelnummer als Titel besser als eine durchgefallene Zeile.
Führende Nullen in der Artikelnummer verschwunden. 0054321 wird von Excel zu 54321. Spalte vor dem Ausfüllen als Text formatieren.
Lagerplatz als Struktur gedacht. Das Feld ist Freitext, keine Hierarchie aus Lager, Regal und Fach. Leg dir ein einheitliches Schema fest, etwa Regal A / Fach 3, sonst steht dort später alles von „A3" bis „hinten links".