Ansprechpartner importieren: mehrere je Organisation in einer Datei

Written By SIMPL

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Ansprechpartner haben eine eigene Importdatei, getrennt von den Organisationen. Der Grund ist praktisch: so kannst du in einem Durchgang beliebig viele Personen zu beliebig vielen Firmen hochladen, statt für jede Organisation einzeln nachzupflegen.

Voraussetzungen: Die Organisationen müssen importiert sein. Das ist der einzige Import mit einer echten Pflichtverknüpfung — ohne passende Organisation fällt die Zeile durch.

Öffne den Import für Ansprechpartner. [PRÜFEN: Von wo aus genau — Organisationsliste, Zahnradmenü, eigener Punkt? Als einziger der fünf Importe hat er keine eigene Hauptliste im Menü.]
Lade die Vorlage herunter.
Füll sie aus:

Spalte	Pflicht	Beispiel	Hinweis
`Externe ID`	ja	`KP-10432-01`	eindeutig je Person, keine Dubletten
`Organisation externe ID`	ja	`K-10432`	muss exakt einer importierten Organisation entsprechen
`Vorname`	nein	`Andrea`	–
`Nachname`	nein	`Schmitt`	–
`E-Mail`	nein	`a.schmitt@mueller-gt.de`	Umlaute im vorderen Teil sind erlaubt
`Telefon`	nein	`+49 221 123456`	–
`Mobiltelefon`	nein	`+49 171 2345678`	–
`Ansprache`	nein	`Frau`	`[PRÜFEN: Freitext oder feste Auswahl?]`
`Notizen`	nein	Freitext	–

Lade die Datei hoch.

Mehrere Personen bei einer Firma sind der Normalfall und brauchen keine Besonderheit: dieselbe Organisation externe ID, verschiedene Externe ID.

Externe ID	Organisation externe ID	Vorname	Nachname
KP-10432-01	K-10432	Andrea	Schmitt
KP-10432-02	K-10432	Tobias	Weber

Hier gilt die Dublettenregel andersherum als bei Organisationen

Bei Organisationen darf dieselbe Externe ID mehrfach auftauchen, weil es dann um mehrere Adressen einer Firma geht. Bei Ansprechpartnern ist das verboten: zwei Zeilen mit KP-10432-01 sind ein Fehler, nicht „eine Person mit zwei Telefonnummern". Wenn dir die IDs für Personen fehlen, baue sie aus der Organisations-ID und einer laufenden Nummer, wie im Beispiel oben.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat: Öffne eine Organisation und sieh in den Tab Kontaktpersonen. Dort stehen die Personen, die du der Firma zugeordnet hast. Steht der Tab leer, obwohl der Import durchgelaufen ist, stimmt die Organisation externe ID nicht.

Häufige Fehlerquellen:

Organisation externe ID zeigt auf eine Firma, die es nicht gibt. Meist ein Tippfehler oder eine ID aus einer Excel-Version, die du zwischendurch überschrieben hast. Prüfe stichprobenartig gegen die Organisationsdatei, bevor du hochlädst.
Ungültige E-Mail-Adressen. Fehlendes @, ein Leerzeichen mitten in der Adresse, zwei Adressen in einer Zelle. Alle drei kommen aus echten Importen. Umlaute vor dem @ sind dagegen erlaubt: jörg.mueller@firma.de geht.
Vor- und Nachname in einer Spalte. Andrea Schmitt in Vorname fällt nicht durch, sieht aber überall im System falsch aus, wo mit dem Nachnamen sortiert oder angeschrieben wird.