Die Externe ID verstehen: der Schlüssel für alles

Written By SIMPL

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Die Externe ID ist eine Pflichtspalte in jeder Importdatei. Sie ist auch das Feld, bei dem eine falsche Entscheidung am Anfang am längsten weh tut. Deshalb dieser eigene Artikel, bevor du die erste Datei anfasst.

Was ist die Externe ID

Die Externe ID ist die Kennung, unter der ein Datensatz in deinem alten System geführt wird. Die Kundennummer aus der Buchhaltung, die Anlagennummer aus der Wartungsdatenbank, die Artikelnummer aus dem ERP. SIMPL erfindet sie nicht, du bringst sie mit.

Denk an sie wie an eine Personalausweisnummer für jeden Datensatz: nicht schön, nicht sprechend, aber eindeutig und dauerhaft.

Was sie tut? Drei Dinge gleichzeitig:

1. Sie stellt Verknüpfungen her.
In der Assetdatei steht in Kunde externe ID nicht der Firmenname, sondern die Externe ID der Organisation. SIMPL sucht die Organisation mit dieser ID und verknüpft. Namen wären dafür untauglich — „Müller GmbH", „Mueller GmbH" und „Müller GmbH & Co. KG" wären drei verschiedene Kunden.

2. Sie entscheidet, ob ein zweiter Import aktualisiert oder verdoppelt.
Importierst du eine Datei mit einer Externen ID, die es schon gibt, wird der bestehende Datensatz aktualisiert. Ist die ID neu, entsteht ein neuer Datensatz. Diese Regel ist der ganze Mechanismus hinter Korrekturen und Nachlieferungen (→ Daten nach dem Erstimport aktualisieren). Sie ist auch der Grund, warum ein zweiter Versuch mit „diesmal richtig ausgefüllt" keine Dubletten erzeugt, solange die IDs gleich bleiben.

3. Sie hält die Verbindung zum Altsystem.
Solange beide Systeme parallel laufen, ist die Externe ID die einzige Brücke, über die du sagen kannst: dieser Datensatz hier ist derselbe wie jener dort.

Wie du gute IDs wählst

GutWarumSchlechtWarum nicht

K-10432

Kundennummer aus dem Altsystem, stabil

1, 2, 3

frisch durchnummeriert, passt zu nichts und kollidiert beim nächsten Import

ANL-2019-0087

Anlagennummer, existiert schon auf dem Typenschild

Müller GmbH

Namen ändern sich, Umlaute und Rechtsformen machen Ärger

LFT-HALLE3-01

sprechend und eindeutig, wenn es keine Altnummer gibt

(leer)

Pflichtfeld, die Zeile fällt durch

Die eine Regel, die du nicht brechen solltest: Eine Externe ID, die einmal vergeben ist, bleibt bei diesem Datensatz. Wenn du sie später umbenennst, hält SIMPL den alten Datensatz für verschwunden und legt beim nächsten Import einen zweiten an.

Dürfen IDs doppelt vorkommen?
Innerhalb einer Datei ja, aber nur bei zwei Objekten, und aus einem bestimmten Grund:

Objekt

Dieselbe Externe ID mehrfach?

Bedeutung

Organisationen

erlaubt

mehrere Adressen für eine Organisation

Aufträge

erlaubt

ein Auftrag betrifft mehrere Assets

Ansprechpartner

nicht erlaubt

jede Person braucht ihre eigene ID

Assets

nicht erlaubt

jedes Asset braucht eine eigene ID

Häufige Fehlerquellen:

  • Excel macht aus IDs Zahlen. 00123 wird beim Öffnen der Datei zu 123, und damit passt die ID nicht mehr zu der im Altsystem. Formatiere ID-Spalten vor dem Ausfüllen als Text.

  • Führende und folgende Leerzeichen sind unsichtbar, aber wirksam. K-10432 mit Leerzeichen am Ende ist eine andere ID als K-10432. Beim Kopieren aus PDFs oder Web-Oberflächen passiert das ständig.

  • Keine ID zur Hand? Vergib eine eigene, aber nach einem System und einmalig. LFT-HALLE3-01 ist eine brauchbare ID, Anlage 1 ist es nicht.