Wie der Import funktioniert

Was der Import ist.

SIMPL übernimmt Bestandsdaten aus Excel-Dateien. Du lädst keine beliebige Tabelle hoch, sondern eine Datei mit vorgegebenen Spaltennamen. SIMPL liest die Spaltenüberschriften, ordnet sie den Feldern im System zu und legt aus jeder Zeile einen Datensatz an.

Das ist der entscheidende Punkt, an dem die meisten Erstimporte scheitern: Es gibt kein Zuordnungsfenster, in dem du deine eigene Spalte „Anlagenbezeichnung" nachträglich dem Feld „Titel" zuweist. Die Überschrift in deiner Datei muss heißen, wie SIMPL sie erwartet. Deshalb lädst du im Importdialog immer zuerst die Vorlage herunter und füllst sie aus, statt deinen Altsystem-Export direkt hochzuladen.

Wo du den Import startest.

Nicht in den Einstellungen, sondern aus der Liste des Objekts, das du importieren willst. Assets importierst du aus der Assetliste, Organisationen aus der Organisationsliste. Über der Tabelle sitzt das Zahnradmenü, darin der Punkt Importieren.

Was du importieren kannst. Fünf Objekte:

Alles andere legst du in SIMPL selbst an: Anfragen, Formulare, Wartungspläne, Serviceverträge und Personal.

Drei Regeln, die für alle fünf Importe gelten:

Sie klingen technisch, sparen dir aber die häufigsten Fehlversuche:

1. Spaltennamen sind exakt und unterscheiden Groß- und Kleinschreibung. Externe ID funktioniert, externe id und Externe-ID nicht. Auch ein Leerzeichen zu viel am Ende einer Überschrift kann die Spalte unbrauchbar machen.

2. SIMPL liest nur das aktive Tabellenblatt. Wenn deine Arbeitsmappe mehrere Blätter hat, muss das richtige beim Speichern im Vordergrund sein. Ein zweites Blatt mit Notizen oder Formeln stört nicht, es wird einfach ignoriert.

3. Leere Zellen in Pflichtspalten gelten als fehlend. Ein Leerzeichen oder ein Platzhalter wie - hilft nicht; die Zeile wird als unvollständig behandelt.

Wie du am besten anfängst

Importiere nicht sofort die vollen 4.000 Zeilen. Nimm die Vorlage, füll fünf Zeilen aus, lade sie hoch und sieh dir das Ergebnis im System an: Steht der Titel an der richtigen Stelle? Ist die Organisation verknüpft? Sind die Umlaute korrekt? Wenn diese fünf Zeilen sitzen, stimmt die Struktur, und der große Import ist reine Routine. Wenn sie nicht sitzen, hast du fünf Datensätze zu korrigieren statt viertausend.

Was nach dem Hochladen passiert

 SIMPL prüft beim Hochladen zuerst das Format der ganzen Datei. Stimmt an einer einzigen Zeile etwas nicht, zum Beispiel ein unerlaubter Statuswert oder eine fehlende Pflichtspalte, wird die komplette Datei abgelehnt und nichts importiert. Du bekommst eine Fehlermeldung und korrigierst die Datei.

Ist das Format in Ordnung, legt SIMPL die Datensätze im Hintergrund an. Bei großen Dateien dauert das einen Moment, die Datensätze erscheinen dann nach und nach in der Liste. Eine Verknüpfung, die ins Leere zeigt, weil die externe ID noch zu keinem Datensatz gehört, löst dabei keine Fehlermeldung aus. Der Datensatz entsteht einfach ohne diese Verknüpfung. Genau diese stillen Fehler findest du nur mit dem Fünf-Zeilen-Test.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat: Die Datensätze stehen in der Liste, aus der du den Import gestartet hast, und die Verknüpfungen sind gesetzt, bei einem Asset also der Kunde in der Detailansicht, nicht nur der Titel.

Weiter geht es hier: Import & Datenübernahme › In welcher Reihenfolge du importierst