Daten nach dem Erstimport aktualisieren

Nach dem Erstimport fällt fast immer etwas auf: eine Spalte war leer, ein Statuswert falsch, die Kundenzuordnung fehlt. Dafür musst du nichts löschen und nichts von Hand nachtragen, du importierst dieselbe Datei erneut.

Wie das funktioniert. SIMPL entscheidet anhand der Externen ID, ob ein Datensatz neu ist:

• ID existiert schon → der bestehende Datensatz wird aktualisiert

• ID ist neu → ein neuer Datensatz entsteht

Das ist alles. Es gibt keinen separaten „Aktualisieren"-Modus, den du wählen müsstest. Der Importweg ist immer derselbe, und die IDs entscheiden.

Was das praktisch bedeutet

Korrigieren
Falsche Werte in der Datei berichtigen, Datei erneut hochladen. Die Datensätze werden überschrieben, keine Dubletten.

Ergänzen
Deine Assets sind drin, aber die Seriennummern fehlten. Trag sie in derselben Datei nach und lade sie erneut hoch.

Bei den meisten Feldern ignoriert SIMPL eine leere Zelle beim Nachimport, der bestehende Wert bleibt also erhalten. Zwei Ausnahmen gibt es bei Assets: Lässt du bei einem erneuten Import Hersteller externe ID oder Kunde Kontakt externe ID leer, entfernt SIMPL die bestehende Verknüpfung. Am sichersten fährst du deshalb, wenn du immer mit der vollständigen Datei arbeitest, in der in jeder Zelle der Wert steht, den du haben willst. Dann musst du dir über leere Zellen keine Gedanken machen.

Nachliefern
Neue Kunden, neue Anlagen, neue Artikel: einfach mit neuen Externen IDs in dieselbe Datei oder eine neue. Der Import unterscheidet nicht zwischen Erstimport und Nachlieferung.

Warum du deine Importdateien aufbewahren musst

Deine importierten Stammdaten kommen nicht ohne Weiteres wieder heraus. Für Assets, Materialien, Organisationen und Ansprechpartner gibt es keinen Export. Exportieren lassen sich nur Aufträge, Anfragen und die Zeiterfassung und auch die nicht in Importform.

Die ausgefüllte Vorlage ist damit die einzige vollständige Kopie deiner Daten in bearbeitbarer Form, die es gibt. Wirf sie weg, und du baust sie für jede spätere Korrektur von Hand neu, inklusive aller Externen IDs, die du dir mühsam überlegt hast.

Leg die Dateien deshalb einmal zentral ab, nicht im Downloads-Ordner einer einzelnen Person. Ein Ordner je Objekt, Dateiname mit Datum, und bei jeder Korrektur arbeitest du in derselben Datei weiter. Nebeneffekt: In der Originalvorlage stecken die Prüfregeln, die dir eine neu gebaute Datei nicht bietet.

Auch der Auftragsexport ist kein Rückweg in den Import. Naheliegender Gedanke: Liste exportieren, in Excel korrigieren, wieder importieren. Das funktioniert nicht, und der Versuch kostet dich mehr als er bringt.

Die Exportdatei ist für Auswertung und Ablage gebaut, nicht für den Import:

Weil im Export keine Externe ID steht, kann SIMPL bei einem Import daraus nicht erkennen, dass es diese Aufträge schon gibt. Jede Zeile wäre für das System neu. Aus einem gut gemeinten „ich korrigiere das schnell in Excel" werden Dubletten deines gesamten Bestands.

Wofür der Auftragsexport gut ist: nachsehen, was tatsächlich im System steht. Nach einem Auftragsimport ist er der schnellste Weg, 4.000 Datensätze gegen deine Quelldatei zu prüfen, statt stichprobenartig in der Oberfläche zu klicken. Für Auswertungen, Übergaben und Berichte ebenfalls. Nur eben nicht als Eingabe für den nächsten Import.

Häufige Fehlerquellen:

• Externe ID nachträglich geändert. Dann hält SIMPL den alten Datensatz für verschwunden und legt einen zweiten an. Die alte ID bleibt, dauerhaft.

• Korrekturdatei neu aufgebaut statt die alte weiterverwendet. Ohne die Prüfregeln der Originalvorlage fällt dir kein ungültiger Wert mehr auf.

• Zwei Personen korrigieren parallel in zwei Kopien derselben Datei. Wer zuletzt importiert, gewinnt. Eine Datei, ein Ort.