Historische Daten nachziehen

Abgeschlossene Aufträge, alte Wartungsnachweise, Serviceberichte aus zehn Jahren: Historische Daten sind der letzte Schritt der Datenübernahme, nach dem Go-Live. Nicht weil sie unwichtig wären, sondern weil sie das Einzige sind, was warten kann, ohne den Betrieb zu blockieren.

Warum sie bewusst später kommen

Der Erstimport hat ein Ziel: dass dein Team ab Tag eins arbeiten kann. Dafür braucht es aktuelle Assets, aktuelle Kunden, offene Aufträge. Was 2019 passiert ist, braucht dafür niemand. Historische Daten sind außerdem der Datenbestand mit der schlechtesten Qualität: unvollständige Felder, Kunden, die es nicht mehr gibt, Anlagen, die längst ausgetauscht wurden. Wer damit anfängt, verbringt Wochen mit Bereinigung, bevor das System einen einzigen echten Auftrag gesehen hat.

Entscheide zuerst, was du wirklich brauchst

Die Frage ist nicht „wie bringe ich alles rüber", sondern „was davon wird jemand jemals aufrufen". Drei Fälle in der Praxis:

Der dritte Fall ist häufiger richtig, als er sich anfühlt. Ein Archiv, das niemand durchsucht, ist im Altsystem genauso gut aufgehoben wie in SIMPL, und dort macht es keine Listen und Auswertungen unlesbar.

Anfragen kannst du nicht importieren. Wer seine alten Tickets mitbringen will, importiert sie als Aufträge mit Status Geschlossen. Die Anfragehistorie selbst, also wer wann was gemeldet hat und mit welchem Mailverlauf, bleibt im Altsystem.

Wie du historische Aufträge importierst

Es ist derselbe Import wie in Aufträge importieren, mit drei Besonderheiten:

1. Status auf Geschlossen. Sonst tauchen zehn Jahre Vergangenheit in den offenen Aufträgen deines Teams auf.

2. Startdatum und Enddatum füllen. Ohne Datum ist ein historischer Auftrag wertlos, weil er sich nicht einordnen lässt. Und hier besonders auf TT.MM.JJJJ achten: bei alten Exporten ist das Datumsformat oft ein anderes als in deinen aktuellen Daten.

3. Externe IDs, die sich nicht mit den aktuellen beißen. Wenn deine Auftragsnummern jährlich bei 1 anfangen, brauchst du das Jahr in der ID: A-2019-0412, nicht 0412.

Was das mit deinen Auswertungen macht. Historische Aufträge fließen in die Dashboard-Kennzahlen ein. Ein Nachimport von 4.000 abgeschlossenen Aufträgen verändert Konversionsrate und Durchlaufzeiten rückwirkend. Das ist nicht falsch, es kann nur überraschen, wenn am Montag andere Zahlen im Reporting stehen als am Freitag. Zieh historische Daten deshalb bewusst nach, nicht nebenbei, und sag es den Leuten, die auf die Zahlen schauen. → Dashboard & Auswertungen

Häufige Fehlerquellen:

• Historische Aufträge mit Status Offen importiert. Die Auftragsliste deines Teams ist danach unbenutzbar. Vor dem Import prüfen, nach dem Import stichprobenartig kontrollieren.

• Kunden und Anlagen, die es nicht mehr gibt. Ein historischer Auftrag, dessen Asset nie importiert wurde, hängt im Nichts. Entscheide vorher: Altanlagen mitimportieren, mit Status Inaktiv, oder die zugehörige Historie weglassen.

• Alles importieren, weil es technisch geht. Der teuerste Fehler in diesem Artikel. Zehn Jahre unbereinigte Daten machen jede Liste, jeden Filter und jede Auswertung schlechter.

• Über 50.000 Zeilen in einer Datei. Bei historischen Daten die realistischste Stelle, an der das Limit greift. Nach Jahren aufteilen.