Eingehende E-Mails: aus Mails Anfragen erzeugen und zuordnen

Unter Einstellungen › Automatisierung & KI › Eingehende E-Mails legst du fest, was passiert, wenn eine E-Mail in SIMPL ankommt. Aus einer Mail wird so eine fertig zugeordnete Anfrage.

Die Weiterleitungsadressen

Für alle Kunden gleich sind die allgemeinen Adressen anfragen@simpl-mail.de und auftraege@simpl-mail.de. Zusätzlich hat jede Anfrage und jeder Auftrag eine eigene Mailadresse, die oben am Vorgang steht. Antworten dorthin landen direkt am richtigen Vorgang.

Zuordnung über feste Kriterien

Drei Regeln vergleichen Absenderadressen mit deinen Stammdaten. Sie verwenden kein Sprachmodell, das Ergebnis ist bei gleicher Eingabe immer dasselbe:

• Automatische Mitarbeiterzuweisung: die Anfrage geht an die Person, die die Mail an SIMPL weitergeleitet hat.

• Automatische Organisationszuweisung: anhand der E-Mail-Adresse an der Organisation. Bei Freemail-Adressen greift die Regel bewusst nicht.

• Automatische Kontaktzuweisung: sucht die Absenderadresse in deinen Ansprechpartnern. Ist der Absender unbekannt, bleibt das Feld leer, SIMPL legt keinen neuen Ansprechpartner an.

Zuordnung über Inhalt

Diese Regeln lesen den Text der Mail. Ein- und ausgeschaltet werden sie unter SIMPL AI, hier stellst du die Parameter ein:

• Tags automatisch zuweisen (je Tag zusätzlich freigeben).

• Assets automatisch verknüpfen, dazu eine Seriennummer-Beschreibung, in der du der KI erklärst, wie eure Seriennummern aufgebaut sind. Je konkreter das Beispiel, desto besser die Trefferquote.

• Priorität erkennen, dazu Kriterien. Formuliere sie so, wie deine Kunden schreiben, nicht wie du intern denkst.

Wichtige Einschränkung

Die inhaltlichen Regeln sind ausgegraut, wenn SIMPL AI aus ist. Die drei festen Kriterien laufen unabhängig davon weiter. Wie du Antwortvorlagen und die Bestätigungsmail einrichtest, steht in E-Mail-Vorlagen anlegen und verwenden und Automatische Bestätigungsmail mit Ticketnummer einrichten.