Person anlegen und Zugang einrichten: Personal gegenüber Benutzer

Personal und Benutzer sind kein zweifacher Datensatz, sondern dieselbe Person in zwei Zuständen.

• Personal ist die Personalkartei. Eine Person kann dort stehen, ohne sich einloggen zu können, zum Beispiel ein Techniker, den du nur einplanst.

• Benutzer ist dieselbe Person, sobald ihr ein Zugang mit einer Rolle eingerichtet wurde. Erst dann kann sie sich anmelden.

So richtest du einen Zugang ein:

1. Lege die Person unter Personal an, falls noch nicht geschehen, siehe Stammdaten › Person anlegen: Position, Gruppen, Kontaktdaten. Die E-Mail-Adresse ist Pflicht, an sie geht die Einladung.

2. Öffne Einstellungen › Benutzer & Zugriff › Benutzer und wähle Zugang einrichten.

3. Wähle die Person aus. Zur Auswahl steht, wer noch keinen Zugang hat.

4. Vergib eine Rolle, siehe Die vier Rollen und was sie dürfen.

5. Bestätige.

SIMPL legt den Login an und verschickt die Einladung per E-Mail, siehe Die Einladung: Ablauf und 5-Tage-Gültigkeit.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat:

SIMPL meldet „Benutzerzugang erfolgreich gewährt", und die Person erscheint in der Benutzerliste mit ihrer Rolle und dem Status der Einladung.

Nicht verwechseln:

Entfernst du später über Zugang entfernen den Login, bleibt der Personaldatensatz erhalten. Die Person kann sich danach nur nicht mehr anmelden, und ihr Platz im Kontingent wird wieder frei.