Aufgabenvorlagen anlegen und anwenden

Eine Aufgabenvorlage bündelt mehrere Aufgaben, die immer wieder zusammen anfallen, zum Beispiel die Schritte einer wiederkehrenden Prüfung. Statt die Aufgaben jedes Mal einzeln anzulegen, wendest du die Vorlage an, und alle enthaltenen Aufgaben entstehen auf einmal. Eine Vorlage kann beliebig viele Aufgaben enthalten.

Wo du Vorlagen pflegst

Unter Einstellungen › Funktionsbereiche › Aufgaben. Dort legst du eine Vorlage an und fügst ihr die einzelnen Aufgaben hinzu.

Was eine Aufgabe in der Vorlage enthält

Je Aufgabe legst du Titel, Beschreibung, Priorität und Farbe fest. Ein Fälligkeitsdatum und eine Zuweisung gehören nicht in die Vorlage. Beides setzt du erst an der fertigen Aufgabe, nachdem du die Vorlage angewendet hast.

Eine Vorlage anwenden

Über Vorlage anwenden erzeugst du die Aufgaben der Vorlage an einem Objekt. Möglich ist das bei Personal, Auftrag, Anfrage, Asset und Organisation. Öffne das Objekt, geh in den Tab Aufgaben, wähle Vorlage anwenden und die passende Vorlage. SIMPL legt alle Aufgaben der Vorlage an und verknüpft sie mit dem Objekt.

Vorlagen automatisch über den Assettyp

Du kannst eine Vorlage einem Assettyp zuordnen. Wird dann ein Asset dieses Typs einem Auftrag hinzugefügt, fügt SIMPL die Aufgaben der Vorlage automatisch dem Auftrag hinzu. So bekommt jeder Auftrag für diesen Assettyp dieselben Prüfschritte, ohne dass jemand daran denken muss.

Vorlagen an Wartungsplänen

An einem Wartungsplan hängst du eine oder mehrere Aufgabenvorlagen an. Erzeugt der Wartungsplan einen Auftrag, kopiert SIMPL die Aufgaben der Vorlage auf diesen Auftrag. So stehen die Prüfschritte an jedem generierten Auftrag.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat: Nach dem Anwenden stehen alle Aufgaben der Vorlage im Tab Aufgaben des Objekts.

Häufige Fehlerquellen:

• Zuweisung oder Termin in der Vorlage erwartet. Die Vorlage enthält keine Zuständigen und keine Termine. Beides setzt du nach dem Anwenden an den einzelnen Aufgaben.

• Vorlage an einem Wartungsplan gesucht, aber keine Aufgaben am Plan gefunden. Die Aufgaben entstehen erst an den Aufträgen, die der Wartungsplan erzeugt, nicht am Wartungsplan selbst.